Hướng Dẫn Sử Dụng KiotViet Chi Tiết Cho Người Mới Bắt Đầu

KiotViet là một trong những phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay nhờ giao diện thân thiện, dễ thao tác và chi phí hợp lý. Để giúp người mới có thể nhanh chóng bắt đầu, bài viết này sẽ chia sẻ hướng dẫn sử dụng KiotViet thật chi tiết, kèm theo các kinh nghiệm thực tế giúp vận hành hiệu quả hơn.

Giới thiệu về KiotViet và lý do nên sử dụng

Trước khi đi vào phần hướng dẫn sử dụng KiotViet, bạn cần hiểu KiotViet là gì. Đây là phần mềm quản lý bán hàng đa nền tảng, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh như:

• Theo dõi sản phẩm, tồn kho
• Quản lý bán hàng tại quầy
• Quản lý đơn online
• Báo cáo doanh thu – chi phí
• Quản lý nhân viên
• Kết nối máy in hóa đơn, máy quét mã vạch
• Quản lý chuỗi nhiều chi nhánh

Nhờ sự tối ưu cho người mới, hệ thống phù hợp cả với người không rành công nghệ.

Hướng dẫn sử dụng KiotViet cho người mới

Nếu bạn vừa bắt đầu làm quen với phần mềm bán hàng và muốn tối ưu toàn bộ quy trình quản lý, thì những hướng dẫn sử dụng KiotViet cho người mới dưới đây sẽ giúp bạn làm chủ hệ thống chỉ trong thời gian ngắn.

Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập KiotViet

Bước đầu tiên trong hướng dẫn sử dụng KiotViet chính là đăng ký tài khoản. Bạn chỉ cần truy cập website KiotViet, chọn “Đăng ký dùng thử” hoặc “Đăng nhập”.

Cách đăng ký:

• Nhập tên cửa hàng/doanh nghiệp
• Nhập họ tên, số điện thoại
• Chọn ngành nghề kinh doanh
• Nhập email và mật khẩu
• Xác nhận thông tin và hoàn tất đăng ký

Sau đó bạn có thể đăng nhập và bắt đầu thiết lập cửa hàng.

Hướng dẫn sử dụng KiotViet thiết lập cửa hàng

Trong phần hướng dẫn sử dụng KiotViet, bước quan trọng nhất là thiết lập ban đầu để hệ thống hoạt động chính xác.

Thiết lập thông tin cửa hàng

• Tên cửa hàng
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Logo (nếu có)
• Giờ mở cửa – đóng cửa

Thiết lập chuẩn sẽ giúp in hóa đơn, đồng bộ thông tin và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Thêm sản phẩm và danh mục

Đây là bước không thể thiếu trong hướng dẫn sử dụng KiotViet. Bạn có thể thêm sản phẩm theo 2 cách:

• Nhập thủ công từng sản phẩm
• Nhập file Excel hàng loạt nếu có nhiều mặt hàng

Thông tin cần điền:

• Tên sản phẩm
• Giá bán – giá vốn
• SKU, mã vạch
• Ảnh sản phẩm
• Tồn kho ban đầu
• Danh mục

Thiết lập kho hàng

KiotViet cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực.

Bước thực hiện:

• Vào mục Kho hàng
• Cập nhật tồn kho ban đầu
• Thiết lập cảnh báo tồn thấp
• Kiểm kho định kỳ

Tồn kho chính xác giúp tránh thất thoát và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng.

Hướng dẫn bán hàng trên KiotViet

Một phần quan trọng trong hướng dẫn sử dụng KiotViet là cách bán hàng tại quầy hoặc online.

Bán hàng tại quầy (POS)

Các bước đơn giản:

• Chọn sản phẩm hoặc quét mã vạch
• Điều chỉnh số lượng
• Áp dụng ưu đãi (nếu có)
• Chọn phương thức thanh toán
• In hóa đơn cho khách

Hệ thống POS của KiotViet hoạt động nhanh, phù hợp cửa hàng đông khách.

Quản lý đơn hàng online

Nếu bán trên nền tảng:

• Facebook
• Zalo
• Website
• Sàn thương mại điện tử

KiotViet cho phép:

• Tạo đơn hàng online
• Cập nhật trạng thái
• Kết nối vận chuyển
• Kiểm soát thanh toán

Giúp giảm sai sót và xử lý đơn nhanh hơn.

Hướng dẫn quản lý nhân viên trên KiotViet

Để đảm bảo vận hành hiệu quả, bạn có thể phân quyền nhân sự theo vai trò.

Các quyền phổ biến:

• Thu ngân
• Nhân viên bán hàng
• Quản lý cửa hàng
• Chủ doanh nghiệp

Trong hướng dẫn sử dụng KiotViet, phân quyền được xem là tính năng cực quan trọng để bảo vệ dữ liệu.

Bạn có thể:

• Giới hạn quyền xem báo cáo
• Giới hạn quyền sửa giá
• Kiểm soát đơn hàng
• Theo dõi hiệu suất từng nhân viên

Hướng dẫn sử dụng KiotViet xem báo cáo doanh thu – tồn kho

Báo cáo là tính năng mạnh mẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định. Trong bộ hướng dẫn sử dụng KiotViet, bạn sẽ cần xem các loại báo cáo sau:

• Báo cáo doanh thu ngày/tuần/tháng
• Báo cáo lợi nhuận
• Báo cáo nhập – xuất – tồn
• Báo cáo bán chạy
• Báo cáo công nợ

Những báo cáo này được trình bày trực quan qua biểu đồ, giúp bạn theo dõi tình hình kinh doanh một cách khoa học.

>> Tham khảo: Bộ phần mềm quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng KiotViet và cách xử lý

Bên cạnh việc nắm vững hướng dẫn sử dụng KiotViet, người dùng – đặc biệt là người mới – thường gặp phải một số lỗi phát sinh trong quá trình vận hành phần mềm. Dưới đây là các lỗi phổ biến cùng cách xử lý cụ thể để bạn có thể tự khắc phục nhanh chóng mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Không in được hóa đơn

Đây là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng KiotViet cho bán hàng tại cửa hàng. Khi gặp tình trạng này, bạn có thể kiểm tra theo các bước sau:

• Kiểm tra kết nối Bluetooth/USB: Đảm bảo máy in đang kết nối ổn định với thiết bị bán hàng. Nếu dùng Bluetooth, hãy thử ngắt kết nối và ghép đôi lại.
• Khởi động lại máy in: Tắt nguồn máy in trong 5-10 giây và bật lại để máy tự reset.
• Kiểm tra driver máy in: Trên máy tính, hãy chắc chắn driver đã được cài đúng phiên bản tương thích với thiết bị.

Không đồng bộ dữ liệu

Lỗi đồng bộ khiến báo cáo, số liệu bán hàng, kho hàng trên web và app không khớp nhau. Đây là cách khắc phục:

• Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo đường truyền Internet ổn định. Nếu mạng yếu, hãy thử đổi sang mạng khác.
• Đăng xuất và đăng nhập lại tài khoản: Đây là thao tác giúp làm mới phiên làm việc và tải lại toàn bộ dữ liệu.
• Làm mới trình duyệt hoặc ứng dụng: Chrome, Cốc Cốc hoặc app KiotViet đôi khi bị treo, chỉ cần tải lại trang là khắc phục được.

Sai tồn kho

Sai tồn kho thường xuất phát từ thao tác nhập hàng, bán hàng hoặc trả hàng chưa chính xác. Để xử lý, bạn có thể:

• Kiểm tra lịch sử giao dịch: Xem lại nhật ký giao dịch gần nhất để phát hiện sai sót khi nhập hoặc xuất hàng.
• Tiến hành kiểm kho: Thực hiện kiểm kho thực tế để đối chiếu số liệu.
• Cập nhật điều chỉnh kho: Trong KiotViet có chức năng điều chỉnh kho giúp bạn cập nhật tồn kho chuẩn xác theo kết quả kiểm thực tế.

>> Xem thêm: AI Automation | Tự Động Hóa Mọi Quy Trình Bằng AI | Megason

Megason – Giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp

Trong khi KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp còn cần giải pháp tự động hóa sâu hơn. Đây là lúc Megason trở thành lựa chọn phù hợp.

Megason là đơn vị triển khai AI Automation, phần mềm quản trị, ứng dụng di động và hệ thống chuyển đổi số trọn gói cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Megason cung cấp:

• Giải pháp phần mềm tùy biến
• Quản lý quy trình
• Tích hợp đa hệ thống
• Tự động hóa chăm sóc khách hàng
• Ứng dụng di động theo nhu cầu

Doanh nghiệp có thể kết hợp KiotViet và giải pháp của Megason để tối ưu toàn bộ vận hành, từ bán hàng, marketing đến quản trị nội bộ.

Nếu bạn muốn nâng cấp hệ thống vận hành lên mức tự động hóa thông minh, tối ưu toàn bộ quy trình bằng AI – phần mềm tùy chỉnh – ứng dụng di động, hãy liên hệ Megason ngay hôm nay để được tư vấn 1:1 và xây dựng giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

>> Xem thêm:

• 5 Phần Mềm Quản Lý Kho Miễn Phí Dễ Dùng Cho Doanh Nghiệp
• Số Tổng Đài KiotViet Và Cách Liên Hệ Hỗ Trợ Nhanh Nhất

Kết luận

Hy vọng bài viết hướng dẫn sử dụng KiotViet chi tiết này đã giúp bạn nắm rõ quy trình thiết lập và vận hành phần mềm. Với việc sử dụng đúng cách, KiotViet sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu quả bán hàng.